Elektronická faktúra (e-faktúra)

Základné informácie

Dôvody zavedenia

Hlavným dôvodom zavedenia elektronickej fakturácie je automatizácia výmeny fakturačných údajov medzi jednotlivými systémami a odstránenie potreby ich manuálneho prepisovania. Ak dodávateľ vystaví a odošle e-faktúru v správnom elektronickom formáte, účtovný systém odberateľa dokáže všetky potrebné údaje automaticky spracovať bez nutnosti ich ručného prepisovania z PDF dokumentu.

Elektronická fakturácia prinesie viacero výhod:

• Zníženie množstva manuálnej administratívy.
• Minimalizáciu chýb spôsobených ručným prepisovaním údajov.
• Rýchlejšie spracovanie a kontrolu prijatých faktúr.
• Bezpečnejšiu a spoľahlivejšiu výmenu dokladov.
• Jednoduchšie prepojenie e-shopov, fakturačných systémov a účtovných programov.
• V budúcne (po roku 2030) by mohli byť zrušené niektoré podania mesačných výkazov ako napr. kontrolný výkaz.

Povinnosť elektronickej fakturácie

Od 1. januára 2027 sa pre väčšinu podnikateľských subjektov (firmy aj SZČO) na Slovensku zavádza povinné používanie štruktúrovanej elektronickej fakturácie pri domácich transakciách. Na základe reformy ViDA (VAT in Digital Age), bude tento štandard pre všetky krajiny v EÚ povinný od 1. júla 2030. Pri e-faktúrach treba rozlišovať medzi povinnosťou faktúry vystavovať (odosielať) a povinnosťou vedieť ich prijímať.

Povinnosť vystavovania (odosielania)

• Povinnosť vytavovať e-faktúry budú mať všetci platitelia DPH, ktorý vystavujú faktúry slovenským podnikateľským subjektom (B2B) a verejnej správe (B2G). Pre vystavovanie faktúr zahraničným podnikateľským subjektom, nie je povinnosť vystaviť e-faktúry.
• Naopak vystavované faktúry pre bežných spotrebiteľov (B2C) budú fungovať naďalej ako doteraz, napr. PDF faktúra odoslaná na e-mail alebo dostupná v zákazníckom účte.
• Neplatiteľ DPH nemá všeobecnú povinnosť vystaviť a odosielať e-faktúry.

Ak teda predávate tovar najmä bežným spotrebiteľom alebo nie ste platiteľom DPH, vytvorené objednávky nemusia byť fakturované prostredníctvom systému e-faktúra. Faktúru pre zákazníka, ktorý nakupuje ako súkromná osoba, budete môcť naďalej vystaviť a doručiť spôsobom, ktorý používate dnes, napríklad ako PDF dokument v e-maile alebo na stiahnutie v zákazníckom účte. Povinná e-faktúra sa totiž nevzťahuje na spotrebiteľské faktúry.

Povinnosť prijímania

• Ktorákoľvek slovenský podnikateľský subjekt (firma alebo živnostník) musí vedieť prijímať e-faktúry od slovenského platiteľa DPH (B2B).

Aj slovenský podnikateľský subjekt, ktorý nie je platiteľom DPH a predáva iba bežným spotrebiteľom, musí byť pripravený elektronické faktúry prijímať ak dostáva faktúry napríklad od dodávateľov tovaru, dopravcov, prenajímateľov skladov, telekomunikačných operátorov, marketingových agentúr alebo poskytovateľov softvéru, ktorými sú slovenský platitelia DPH, keďže tí Vám budú faktúry posielať vo formáte e-faktúry prostredníctvom digitálneho poštára.

Cez systém WEXBO^® nie je možné prijímať e-faktúry, pričom je možné e-faktúry len vystavovať a odosielať prostredníctvom certifikovaného digitálneho poštára.

Formát

Doteraz sa pre faktúru najčastejšie používal PDF súbor, avšak po novom sa bude jednať o XML súbor. Elektronické faktúry musia spĺňať európsku normu EN 16931, pričom v praxi sa využíva štandard UBL (Peppol BIS 3.0) pre zabezpečenie interoperability medzi systémami. Daným štandardom je v skutočnosti XML súbor s presnou špecifikáciou parametrov faktúry. Údaje ako číslo faktúry, dátumy, položky, suma, DPH alebo údaje dodávateľa a odberateľa, sú v súbore uložené tak, aby ich dokázal účtovný systém automaticky načítať a spracovať.

XML súbor pre vyhovujúce faktúry systém WEXBO^® generuje automaticky. Napriek tomu v systéme zároveň ostávajú zachované všetky doteraz generované formáty faktúr, tj. aj PDF. Z pohľadu nových pravidiel však PDF faktúra nie je e-faktúrou.

Distribúcia

Elektronické faktúry nie je možné odosielať emailom v prílohe ako doteraz, ale naopak je nutné ich odosielať prostredníctvom certifikovaných digitálnych poštárov (Access Point), ktorí zabezpečia ich validáciu a doručenie. Digitálny poštári medzi sebou komunikujú prostredníctvom zabezpečenej siete Peppol, ktorá zabezpečuje štandardizovaný a bezpečný prenos elektronických obchodných dokumentov medzi podnikateľskými subjektmi a verejnými inštitúciami.

Odosielať e-faktúru je možné priamo z administrácie systému WEXBO^® do vybraného prepojeného digitálneho poštára, a to buď manuálne po jednej, automatizovane na základe zvolenej periódy alebo hromadne. Rovnako je možné vygenerovanú e-faktúru (XML súbor) si stiahnuť a pre odoslanie využiť vlastného digitálneho poštára (uploadnutím alebo hromadným importom).

Digitálny poštár

Pre odosielanie (vystavovanie) alebo prijímanie e-faktúr je nutné byť registrovaný u niektorého certifikovaného digitálneho poštára (Access Point), a zároveň mať prostredníctvom finančnej správy s ním prepojený podnikateľský subjekt.

Pre odosielanie e-faktúr je možné mať registrovaných viacerých digitálnych poštárov, pričom naopak pre prijímanie e-faktúr môžete mať vybraného len jedného z registrovaných digitálnych poštárov. V prípade systému WEXBO^® sa rieši len samotné vystavenie a odosielanie e-faktúr, pričom prijímanie e-faktúr si riešite vo Vašom digitálnom poštárovi, alebo priamo v účtovnom systéme. Neplatiteľ DPH, tak v systéme WEXBO^® nemusí vôbec riešiť nastavenie e-faktúr.

• Podporovaný digitálny poštári

  Pre automatizované odosielanie e-faktúr systém podporuje jednotné štandardné API (tzv. SAPI-SK), ktorým bude odosielať e-faktúry do podporovaného digitálneho poštára. Nižšie uvádzame aktuálny zoznam podporovaných certifikovaných digitálnych poštárov, cez ktorých systém dokáže odosielať e-faktúry automatizovane. Zoznam bude priebežne aktualizovaný. Pridanie každého takéhoto digitálneho poštára do zoznamu podporovaných pre systém WEXBO^® je náročný systémový proces, a tak ich pridanie bude záležať od dopytu viacerých žiadateľov.

  E-faktúry je možné si zo systému stiahnuť vo formáte XML a manuálne ich importovať aj do akýchkoľvek nepodporovaného digitálneho poštára, ktorý poskytuje import XML e-faktúr.

  Z dôvodu prebiehajúceho vývoja a testovania bude zoznam dostupný v priebehu novembra 2026. Upozorňujeme, že podporovaný budú len digitálny poštári, ktorý podporujú prepojenie prostredníctvom SAPI-SK. Toto je najdôležitejšia podmienka pre automatizované odosielanie e-faktúr.

• Registrácia digitálneho poštára
  1. Na stránke Finančnej správy si vyberte podporovaného Digitálneho poštára.
  2. Prihláste sa pod účtom svojej firmy alebo živnosti pomocou elektronickej identifikácie (eID občiansky preukaz, eID aplikácia alebo iný podporovaný spôsob prihlasovania).
  3. Finančná správa vykoná overenie identity prostredníctvom elektronickej identifikácie. Po úspešnom potvrdení sa vybraný poskytovateľ priradí k Vášmu DIČ/IČ DPH v systéme e-faktúry.
  4. Po výbere na portáli finančnej správy je zvyčajne potrebné vytvoriť účet u digitálneho poštára, podpísať zmluvu alebo akceptovať obchodné podmienky. Vo väčšine prípadov Vás registruje priamo vybraný digitálny poštár, ktorý bol finančnou správou informovaný o tom, že ste si ho vybrali, pričom Vás tak aj kontaktuje pre dokončenie registrácie.
  5. Nakoniec je nutné vybraného digitálneho poštára nastaviť aj v systéme WEXBO^®.
• Nastavenie v systéme

  Z dôvodu prebiehajúceho vývoja a testovania aktuálne uvedené nastavenie zatiaľ nie je sprístupnené.

  Aby bolo možné vytvárať v systéme e-faktúry, je nutné vo Vašich fakturačných údajoch nastaviť nevyhnutné polia pre generovanie e-faktúry a prepojenie s vybraným digitálnym poštárom.

  1. V sekcii Nastavenia / Fakturačné údaje v úprave   fakturačných údajov, ktoré používate na fakturáciu zákazníkom alebo pri ich pridávaní Pridať fakturačnú adresu v záložke Základné údaje aktivujte položku "Platca DPH" a vyplňte položku "Peppol ID". Ak položku "Peppol ID" nezadáte, mala by sa automaticky vygenerovať z Vášho DIČ/IČ DPH.
  2. Následne sa zobrazí záložka eFaktúra, kde v položke "Generovať eFaktúru" vyberte možnosť XML Peppol BIS 3.0 (EU) a v položke "Digitálny poštár" vyberte požadovaného podporovaného digitálneho poštára.
  3. Do položiek "Client ID" a "Client secret" zadajte hodnoty, ktoré Vám poskytne vybraný digitálny poštár. Jedná sa o prístupové údaje pre napojenie na API, resp. SAPI-SK.
  4. Kliknutím na tlačítko Uložiť uložte dané nastavenia, čím sa Vám v systéme sprístupnia možnosti elektronickej fakturácie.

Správa e-faktúr

• Vystavenie e-faktúry

  Vystavenie e-faktúry je aktuálne možné len pre faktúry, ktoré boli vytvorené na slovenské firemné fakturačné údaje platcov DPH s platným Peppol ID. Peppol ID systém generuje automaticky na základe zadaného DIČ/IČ DPH.

  1. V sekcii Eshop / Objednávky zmeňte stav objednávky tak, aby bolo možné vytvoriť faktúru  .
  2. Ak vytvorená faktúra vyhovuje podmienkam pre vystavenie e-faktúry, automaticky sa okrem PDF vygeneruje aj XML súbor.
     • XML súbor je možné vygenerovať aj dodatočne manuálne, ak faktúra pri vytvorení ešte nespĺňala požadované podmienky e-faktúry, a to tak, že v sekcii Eshop / Faktúry v úprave faktúry   po kliknutí na tlačítko   vyberiete možnosť Vytvoriť.
  3. V sekcii Eshop / Faktúry v úprave faktúry   sa zobrazí tlačítko   zobrazujúce aktuálny stav e-faktúry aj s ďalšími možnosťami e-faktúry.
• Automatické odoslanie e-faktúry
  Automatické odoslanie e-faktúry prostredníctvom prepojeného digitálneho poštára v rámci systému WEXBO^® je aktuálne bezplatné bez akýchkoľvek príplatkov. Za odoslanie e-faktúry si poplatky účtuje (paušálne alebo jednotkovo za počet odoslaných e-faktúr) Váš vybraný digitálny poštár. Upozorňujeme však, že niekedy v polovici roka 2027 na základe vyťaženosti danej funkcionality dôjde k prehodnoteniu a prípadnému spoplatneniu odosielania e-faktúr prostredníctvom kreditov dostupných v systéme WEXBO^®. Predpokladá sa automatické strhnutie určitého objemu kreditov za každú odoslanú e-faktúru (nie mesačný paušál).

  1. V sekcii Eshop / Faktúry v úprave faktúry   je možné e-faktúru odoslať cez digitálneho poštára na spracovanie kliknutím na tlačítko   a vybraním možnosti Odoslať.
     • Systém e-faktúru zaradí do fronty na odoslanie digitálnemu poštárovi (neodošle sa okamžite, ale do pár minút).
     • Digitálny poštár môže odmietnuť odoslať e-faktúru z dôvodu nesplnenia niektorých podmienok pre formát e-faktúry. V takomto prípade je nutné položky faktúry opraviť a odoslať e-faktúru znova.
  2. Po spracovaní odoslanej e-faktúry digitálnym poštárom, sa k faktúre zapíše stav o úspešnom doručení e-faktúry koncovému digitálnemu poštárovi.
• Manuálne odoslanie e-faktúry

  V prípade, že e-faktúry chcete odosielať externou službou je možné si e-faktúry vo formáte XML stiahnuť a nahrať do služby, ktorá za Vás odošle tieto e-faktúry cez ich podporovaných digitálnych poštárov. Stiahnuté e-faktúry sú v štandard BIS formáte XML.

  Manuálne stiahnutie XML súboru cez systém WEXBO^® je bezplatné, avšak za odoslanie e-faktúry si poplatky účtuje (paušálne alebo jednotkovo za počet odoslaných e-faktúr) Váš vybraný digitálny poštár.

  1. Stiahnutie XML e-faktúr.
     • Stiahnutie jednej e-faktúry: V sekcii Eshop / Faktúry v úprave faktúry   po kliknutí na tlačítko   je možné si e-faktúru stiahnuť kliknutím na tlačítko  .
     • Hromadné stiahnutie e-faktúr: V sekcii Eshop / Faktúry pomocou stĺpca Vybrať všetko vyberte požadované faktúry a kliknite na tlačítko   kde následne vyberiete možnosť "Stiahnuť (XML) (e-faktúra)".
  2. XML súbory importujte do Vášho digitálneho poštára a odošlite.
  3. V sekcii Eshop / Faktúry v úprave faktúry   po kliknutí na tlačítko   odporúčame potvrdiť odoslanie e-faktúry vybraním možnosti Potvrdiť, aby sa stav zmenil na "odoslaná" a systém ju tak nevyhodnocoval ako nedoručenie elektronického dokladu.
• Stav spracovania

  V prípade automatického odoslania e-faktúr cez systém WEXBO^® budete o stave spracovania tj. doručenia vystavenej a odoslanej e-faktúry (XML súboru) informovaný v sekcii Eshop / Faktúry a to priamo v detaile faktúry pod tlačítkom   alebo v zozname faktúr v stĺpci Dátum dodania.