Zrýchlite si prácu v administrácii

Trávite množstvo času pri správe svojej webstránky alebo eshopu v administrácii WEXBO®? Uľahčite si prácu jednoduchými nástrojmi a získaný čas venujte ďalším aktivitám alebo dobrej kávičke. Naše rady ocenia hlavne užívatelia variantu ESHOP, nájdu sa však aj funkcie pre variant WEB.

Usporiadanie plochy

Pracovný stôl, na ktorom pracujete, pracovná plocha na Vašom počítači alebo mobile má tiež svoje rozloženie pre rýchlu a pohodlnú prácu. Rovnako si môžete pracovnú plochu administrácie WEXBO® usporiadať podľa vlastných predstáv, najpoužívanejších sekcii a štatistických prehľadov alebo jednoducho podľa rovnováhy Čchi.

Navigačné menu

Užitočná možnosť v prípade, že už menu administrácie ovládate, je zmena navigačného menu na malé ikony. Okrem toho, že menu zaberá menšiu časť obrazovky, čo oceníte hlavne na notebookoch, tak preklik do konkrétnej pod-sekcie vykonáte jedným klikom, nakoľko sa zobrazujú už po nabehnutí myši na menu. Na úvodnej stránke administrácie Administrácia / Plocha, po kliknutí vpravo hore na ikonku  , kde v položke "Menu" zmeníte dané nastavenie.

Ak navigačné menu úplne skryjete (kliknutím na logo WEXBO® v ľavom hornom rohu), skryté menu sa vysunie nabehnutím myši na ľavú stranu obrazovky.

Usporiadanie navigačného menu

Usporiadať si poradie jednotlivých menu položiek navigačného menu v administrácii môžete v sekcii Nastavenia / Administrácia v položke "Menu administrácie". Pre sekcie, do ktorých často prechádzate odporúčame aktivovať pri danej menu položke Predvolene otvorené (Pre eshop to môže byť napríklad menu položka Eshop).

Projekty a úlohy

Poznáte to, je piatok a Vy si poviete, že to necháte na budúci týždeň, no už v pondelok neviete, čo ste to vlastne chceli. Pridajte si upozornenia, ktoré automaticky uvidíte pri prihlásení sa do administrácie a to napríklad len na konkrétne dni, pre ktoré ich určíte. Vytvárajte rôzne projekty pre rôzne témy a rôznych užívateľov administrácie. V projekte následne vytvoríte úlohy, s ktorými Vám môžu pomôcť kolegovia, ktorých sa daný projekt priamo týka.

  • Projekt - vytvárate na úvodnej stránke administrácie Administrácia / Plocha, po kliknutí vpravo hore na ikonku  , kde následne kliknete na tlačítko vpravo hore Pridať projekt.

  • Úloha - vytvárate priamo v úprave položiek konkrétneho projektu po kliknutí vpravo hore na tlačítko Pridať úlohu. Alebo na úvodnej stránke administrácie Administrácia / Plocha, po kliknutí vpravo hore na ikonku  .

Vyhľadávanie

Používajte vyhľadávanie! Práca s administráciou bude časom v niektorých prípadoch rýchlejšia a efektívnejšia. Vedeli ste napríklad, že vyhľadávanie na úvodnej stránke administrácie Administrácia / Plocha prehľadáva položky celej administrácie, no ak použijete rovnaké vyhľadávanie v konkrétnych sekciách administrácie (napr.: v objednávkach), použije sa vyhľadávanie konkrétnej sekcie (objednávok)? Vyhľadávanie sa nachádza v hornej časti (lište) administrácie presne v strede.

Uložiť a otvoriť

Pri úprave niktorých položiek, ktoré sa otvárajú v novom okne (napr.: články, menu, produkty, kategórie, objednávky,...) je možné využiť možnosť “Uložiť a otvoriť”, vďaka ktorej môžete uložiť vykonané zmeny a následne ďalej pracovať v danom okne. Práca je tak rýchlejšia bez nutnosti dohľadávania upravenej položky v tabuľke.

Práca s položkami a tabuľkami v jednotlivých sekciách

Filtrovanie

Niektoré tabuľky môžu obsahovať veľké množstvo položiek, v ktorých je následne ťažké sa orientovať, hlavne ak hľadáte určitú oblasť, bez konkrétneho názvu (napr.: zrušená objednávka, typ dokladu, skupina užívateľov,...). Aby ste sa v tabuľke nestratili a rýchlejšie našli čo potrebujete, môžete využiť filtrovanie. V sekcii, v ktorej je možné využiť filtrovanie sa v pravom hornom rohu zobrazuje ikona lievika s možnosťami filtra konkrétnej sekcie.

Označovanie položiek v tabuľke

To, že položky v niektorých tabuľkách (objednávky, faktúry, produkty,...) je možné označovať na začiatku položky (riadku) ste asi vedeli. No vedeli ste, že je možné ich označiť aj rýchlejšie? Skúste položky tabuľky označiť podržaním ľavého tlačítka myši a následne prejsť nižšie/vyššie kurzorom myši po položkách tabuľky. Položky sa budú označovať podobne, ako ikonky na ploche počítača (pre niekoho je označovanie/odznačonavie ikoniek na ploche počítača zábavka aj na pár minút). Rovnako, ako na ploche počítača, môžete tiež pridať/odobrať označenie niektorej položky klávesovou skratkou CTRL spolu s kombináciou ľavého tlačítka myši.

Podobný princíp je možné využiť aj v súborovom systéme v sekcii Súbory / Správa súborov.

Zoradenie stĺpcov

V niektorých tabuľkách je možné nastaviť zoradenie položiek v stĺpci formou A-Z 0-9 alebo Z-A 9-0, kliknutím na názov stĺpca. Aplikovať zobrazenie je však možné len na aktuálne otvorenú stranu tabuľky. Ak ste teda na 5 strane tabuľky, zoradenie položiek sa týka len 5 strany. V tomto prípade môžeme ešte odporučiť v spodnej časti tabuľky nastaviť zobrazenie položiek na stranu na najvyššie (500).

Mini informácie

Ak niektorým položkám v tabuľke nastavíte určité možnosti (obmedzenia, zľavu, zobrazenie,...) zobrazia sa v riadku konkrétnej položky miniatúry nastavených možností (v stĺpci “Info”) s textom po nabehnutí myši.

Akcie položky

Okrem bežných akcii v položkách tabuľky (Upraviť, Aktivovať, Deaktivovať, Vymazať,...) je možné v určitých tabuľkách využiť doplnkové akcie pre konkrétnu sekciu. Napríklad v objednávkach a faktúrach manuálne pridať úhradu v stĺpci Uhradené alebo v moduloch nastaviť umiestnenie na stránke v stĺpci Panel.

Poradie položiek

Pozície položiek v určitých sekciách môžete ľubovolne meniť po nabehnutí myšou na ľavý panel a následne danú položku chytiť a presunúť na požadovanú pozíciu.

Správa produktov

Hromadná úprava produktov

Potrebujete hromadne nastaviť určitým produktom zľavu, zmeniť kategóriu alebo percentuálne navýšiť cenu či maržu? Označte produkty podľa vyššie uvedeného “Označovanie položiek v tabuľke” a následne v pravom hornom rohu kliknite na zobrazenú ikonu  . Zobrazí sa Vám možnosť na hromadnú úpravu vybraných produktov. Pre aplikáciu zmien je nutné zaškrtnúť pole na konci riadku “aplikovať úpravu” a následne tlačítkom Uložiť.

Kópia produktu

Môže nastať situácia, že niektoré produkty v eshope majú rovnaké obrázky, názov, popis alebo podobné položky. Pri vytváraní produktov cez administráciu môžete vytvoriť kópiu existujúceho produktu v jeho úprave vedľa tlačítka Uložiť je šípka, kedy po kliknutí na ňu sa zobrazí možnosť Uložiť ako kópiu.

Automatické zaradenie do kategórie

V prípade, že vytvárate naraz viacero produktov v rovnakej kategórii, odporúčame v sekcii Produkty / Produkty prejsť do požadovanej kategórie a až následne pridávať produkty. Po kliknutí na tlačítko Pridať produkt bude novému produktu automaticky nastavená kategória, v ktorej sa nachádzate. Rovnako je možné postupovať aj v iných sekciách, ktoré obsahujú strom kategórií alebo menu položiek, napr. články.

Skenovanie EAN kódu

Pomocou skenera alebo mobilnej aplikácie môžete zobraziť úpravy produktu alebo vytvoriť nový produktu len na základe načítania čiarového kódu ("EAN kód"). Skenované produkty tiež jednoducho pridáte do objednávky. Viac informácii v článku v odseku Skenovanie EAN kódu.

Správa objednávok

Štítky objednávok

V niktorých prípadoch budete potrebovať k objednávke pripísať vlastnú poznámku alebo jednoduchú identifikáciu, ktorá je zaužívaná vo Vašej firme. Napríklad (objednať u dodávateľa, kontaktovať zákazníka, pribaliť darček,...). Vytvorte si vlastné štítky a priraďujte ich k objednávkam pre Vašu internú identifikáciu. Štítky vytvárate v sekcii Eshop / Objednávky po kliknutí vpravo hore na ikonu  . Pred-vytvorené štítky následne priraďujete v úprave konkrétnej objednávky po kliknutí vpravo hore na ikonu  .

Hromadné akcie objednávok

Práca s objednávkami je pre ESHOP asi najčastejšie navštevovanou sekciou v administrácii, kde strávite najviac času. To je skvelé a len to potvrdzuje vysoký objem objednávok, no prečo si prácu neuľahčiť? Opäť na to využijeme “Označovanie položiek v tabuľke” popísanú vyššie. Po označení vybraných objednávok následne kliknite vpravo hore na ikonu  . Možnosti akcii:

  • tlačiť (doklad) - zobrazenie všetkých dokladov objednávok pre hromadnú tlač.
  • tlačiť (expedícia) - zobrazenie zoznamu vybraných objednávok aj so samotnými položkami a počtom objednaného a rezervovaného množstva pre expedíciu tovaru.
  • vytvoriť jednoduchý tlač štítkov (Meno, Firma, Ulica, Mesto, PSČ,...) s možnosťou nastaviť rozmer štítkov, ktoré obsahujú konkrétne hárky s etiketami.
  • vytvoriť vlastný export označených objednávok do formátu CSV alebo TXT s hlavnými údajmi o užívateľovi a objednávke (bez položiek objednávky).
  • vytvoriť export pre konkrétnu prepravnú službu (Uloženka, Zásielkovňa, Slovenská pošta EPH,...). Uľahčíte si tak expedíciu objednávok pre konkrétne prepravné služby.
  • vytvoriť súbor s kódom produktu (vlastný kód) a počtom kusov daného produktu. Využíva sa hlavne pri hromadnom objednaní produktov u dodávateľa. Ak Váš dodávateľ podporuje hromadnú objednávku na základe ich interného kódu s počtom objednaných kusov, objednávanie u dodávateľa sa Vám výrazne zrýchli. No je možné využiť export aj pri manuálnom vyhľadávaní a objednaní u dodávateľa.

Hromadný export vystavených dokladov a ich tlač

Potrebujete vytvoriť export Vami vystavených dokladov (faktúry, proforma faktúry, dobropisy,...) pre účtovníčku alebo jednoducho potrebujete vytlačiť a priložiť faktúry do balíka objednávok na konci uzávierky? Využite hromadný export dokladov v sekcii Eshop / Faktúry, kde opäť využijeme toľko opisovanú možnosť “Označovanie položiek v tabuľke”. Po označení vybraných objednávok následne kliknite vpravo hore na ikonu  , kde doklady exportujete do PDF súboru.

Nezabudnite, že sa označené doklady generujú do jedného súboru vo Vašom prehliadači a až následne sa vygenerovaný súbor stiahne. V prípade veľkého množstva označených dokladov tak nemusí Váš prehliadač zvládnuť vygenerovať požadovaný počet dokladov. V tomto prípade odporúčame označiť menšie množstvo dokladov.

Kópia objednávky

Rovnako ako pri produktoch, tak v niektorých prípadoch sa hodí vytvoriť jednoducho a rýchlo kópiu existujúcej objednávky. V tomto prípade v úprave konkrétnej objednávky kliknite na ikonu  , kde vyberiete možnosť “Vytvoriť kópiu objednávky”. Objednávka bude mať okrem vlastného poradového čísla rovnaké položky originálnej objednávky, čo môžete úpravami dodatočne zmeniť.

Prepojte si profily

Máte viac webstránok alebo eshopov v systéme WEXBO®? Môže sa stať, že sa nechtiac prihlásite do administrácie nesprávneho profilu, kde následne vykonáte nechcené úpravy. Prepojte si navzájom administráciu Vašich profilov a prepínajte sa medzi profilmi jednoduchšie. Informácie o správe viacerých profilov sa dočítate v nápovede Správa viacerých stránok/profilov.

Aktualizácia cez hromadný import

Hromadným exportom a následným importom môžete vykonať množstvo zmien. Exportovaný súbor je možné upraviť v programe na to určeným (napr.: editor CSV) a upravený súbor opäť importovať do systému. Informácie o importe a exporte nájdete v nápovede Čo môžem hromadne importovať alebo exportovať?.

Akcie hromadného importu produktov a kategórii

Je všeobecne známe, že každý systém využíva vlastnú štruktúru na import produktov. Rovnako tak importný súbor od Vášho dodávateľa pravdepodobne nebude sedieť so štruktúrou WEXBO®.

Avšak pri importe produktov je možné využiť akcie, vďaka ktorým nahradíte, pridáte, zmažete výraz alebo časť textu. Vo veľa prípadoch tak môžete importovať aj neupravený súbor Vášho dodávateľa a cez akcie upraviť parametre podľa štruktúry WEXBO® popísanej v nápovede Ako hromadne importovať databázu produktov?.

Systém WEXBO® si bez problémov poradí s importom XML súboru od porovnávača cien produktov Heureka, ktorého štruktúru alebo priamo využíva množstvo dodávateľov.

AdminSmart Panel

Administrácia priamo na webe - s obľubou ju denne využívajú všetci užívatelia systému WEXBO®. Či už ide o nového užívateľa, ktorý v systéme upravuje dizajn a rozloženie svojich stránok alebo sa jedná o skúseného užívateľa, pre ktorého je práca s článkami a produktmi priamo na webe rýchlejšia. Informácie o administrácii priamo na webe alebo úprave dizajnu sa dočítate v nápovedách Vstup do administrácie a Môžem zmeniť celý dizajn stránok?.

Návody krok za krokom

Prácu Vám môžu uľahčiť aj naše návody v sekcii Podpora / Návody. Návody slúžia na praktickú ukážku systému a jednotlivých nastavení a to priamo v administrácii. Spustením jednotlivých postupov Vám systém krok za krokom označí a vysvetlí položky, na ktoré máte kliknúť a to v reálnom čase. Systém a jeho časti tak môžete nastaviť už priamo z návodov.

Mobilná verzia

Vedeli ste, že administráciu môžete pohodlne obsluhovať aj z Vášho smartphonu? Vyskúšajte pristúpiť do administrácie z prehliadača Vášho mobilu. Nepotrebujete inštalovať žiadnu aplikáciu alebo chodiť na špeciálnu URL adresu pre mobily. Administrácia je plne responzívna a obsahuje takmer všetky možnosti, ktoré sú v klasickej desktopovej verzii. V ľavom dolnom rohu navigačného menu je možnosť prepínať sa medzi klasickou (klasická verzia) a mobilnou verziou (mobilná verzia) administrácie.

Vyskúšali ste už prácu v našej administrácii? Ako sa Vám v nej pracuje?

Diskusia k článku



Kontaktujte náspodporu poskytujeme od 9:00 do 17:00