Auftragsverwaltung

Objednávky spravujete v sekcii Eshop / Bestellungen. Dôležité informácie nájdete v nápovede danej sekcie  :

Vytvorenie objednávky

Vytvoriť novú objednávku priamo cez administráciu je možné po kliknutí na tlačítko Bestellung hinzufügen. Objednávke je nutné prideliť užívateľa kliknutím na tlačítko   a jednotlivé produkty kliknutím na tlačítko  . Po kliknutí na tlačítka sa zobrazí okno na vyhľadanie existujúceho užívateľa alebo produktu.

Objednávky samozrejme môžu vytvoriť aj zákazníci priamo cez stránky eshopu (napr.: www.vaseshop.com), pričom podrobné informácie o funkčnosti a nastavení procesu objednania cez košík nájdete v nápovede Warenkorb und Bestellvorgang.

Nedostupné možnosti a funkcionality

• Darčeky k produktu nastavené na produkte.
• Množstevné zľavy nastavené na produkte.
• Povolené objednanie množstva nastavené na produkte.
• Právomoci týkajúce sa zobrazenia produktu nastavené v produkte v záložke Berechtigungen.
• Cenové hladiny týkajúce sa užívateľa alebo užívateľskej skupiny nastavené v sekcii Produkte / Preisniveau.
• Zľavové kupóny nastavené v sekcii Eshop / Rabatt-Coupons.
• Množstevné a objemové zľavy nastavené v sekcii Eshop / Rabatte.
• Obmedzenie dopravy a platby nastavené v sekciách Eshop / Versand a Eshop / Zahlung.
• Príplatky spôsob dopráv nastavené v sekcii Eshop / Versand po kliknutí na tlačítko  .
• Opakovaný prepočet cien pri zmene meny z dôvodu zaokrúhlenia nemusí byť presný.
• Preklad názvov položiek pri cudzom jazyku či zmene jazyka nastavené v sekciách Add-ons / Plugins / Sprachen a Produkte / Produkte.
• Nastavenie špeciálneho zaokrúhľovania celkovej ceny objednávky na základe meny a platby pri zmene samotnej platby nastavené v sekciách Add-ons / Plugins / Währungen a Eshop / Zahlung.
• Analytické, meracie, konverzné či iné kódy generované prostredníctvom pluginov Messen von Konversionen, Externe Plugins, Heureka, Zboží.cz, Google Analytics, atď.

Úprava objednávky

Objednávku je možné upravovať kliknutím na riadok požadovanej objednávky alebo kliknutím na ikonku   Editieren v stĺpci Aktionen, pričom objednávka sa zobrazí v samotnom okne.

Pridanie užívateľa (odberateľa)

Registrovaného užívateľa do objednávky pridáte kliknutím na tlačítko  , kde v otvorenom okne najprv vyhľadajte a označíte užívateľa, a následne ho do objednávky pridáte kliknutím na tlačítko Verwenden.

Pridanie produktu

Produkty do objednávke pridáte kliknutím na tlačítko  , kde v otvorenom okne najprv vyhľadajte a označíte produkt, a následne ho do objednávky pridáte kliknutím na tlačítko Verwenden. V prípade, že má produkt nastavené subvarianty, zobrazí sa okno pre výber konkrétnych subvariantov.

Úprava produktu

V prvej záložke Posten je možné dodatočne upraviť názov produktu alebo jeho cenu, prípadne zmeniť množstvo či nastaviť zľavu.

Odstránenie produktu

Produkt je možné z objednávky odstrániť tak, že zmeníte v stĺpci Graf hodnotu na "0".

Úprava dopravy a platby

Dopravu a platbu upravujete v záložke Posten po kliknutí na ikonku požadovanej služby, prípadne priamo v riadku služby. Cez administráciu je možné nastaviť akúkoľvek kombináciu dopravy a platby, teda neaplikujú sa limity a prepojenia nastavené v sekcii Eshop / Versand.

Úprava ďalších hodnôt objednávky

V záložke Posten na poslednom riadku nastavujete Gewicht (kg), Anzahl der Pakete, Steuermodus (MwSt.) a Währung (pri zmene meny sa ceny prepočítajú podľa nastaveného kurzu). Ďalšie doplnkové informácie o objednávke nastavujete v záložke Andere..., pričom podrobné informácie sú uvedené v nápovedách jednotlivých položiek.

Podmienka úpravy položiek

Položky ako zoznam produktov, ceny, menu, spôsob dopravy a platby, či iné položky súvisiace s konečnou cenou objednávky alebo skladovou evidenciou je možné upravovať a pridávať len ak je objednávka v stavoch   storniert,   nicht bestätigt alebo   bestätigt. V ostatných stavoch (  komplett,   gesendet) nie je možné upravovať vyššie uvedené položky objednávky, pričom pre prípadnú úpravu položiek je nutné zmeniť stav objednávky na niektorý z vyššie uvedených, kliknutím na tlačítko  , a následne po úprave požadovaných položiek objednávky prepnutím do pôvodného stavu. Pred zmenou stavu objednávky odporúčame, aby ste si dočasne deaktivovali automatické odosielanie notifikácií o zmene stavu objednávky zákazníkom. Nižšie je uvedený podrobný postup krok za krokom pre úpravy položiek objednávky, ktorú už máte v stave   komplett alebo   gesendet:

1. Ak už máte na objednávku vytvorenú faktúru odporúčame postupovať podľa postupu uvedenom v nápovede Rechnungsdetails ändern.
2. Prejdite do sekcie Eshop / Bestellungen.
3. Pred zmenami stavov objednávok odporúčame si vpravo hore po kliknutí na tlačítko   dočasne deaktivovať automatické odosielanie notifikácií užívateľom (v položkách "Senden der E-Mail" a "Sending SMS").
4. Vyhľadajte danú objednávku a kliknite na tlačítko Abbrechen  . Objednávka sa nezmaže, len bude prepnutá do stavu storniert. Ak Vám náhodou objednávka zmizla, vo filtroch vpravo hore   si nastavte filter na storniert, pričom sa zobrazia všetky objednávky v stave storniert.
5. Následne kliknutím na tlačítko Aktivieren   prepnite objednávku do stavu nicht bestätigt.
6. Teraz je možné v úprave objednávky zmeniť požadované polia v záložke Posten (produkty, doprava, platba, nastavenie DPH, mena).
7. Po úprave požadovaných polí prepnite objednávku do pôvodného stavu (  komplett,   gesendet).
8. Nezabudnite si v sekcii Eshop / Bestellungen pod tlačítkom vpravo hore   nastaviť položky "Senden der E-Mail" a "Sending SMS" do pôvodného stavu

Vytvorenie kópie existujúcej objednávky

V úprave existujúcej objednávky kliknite na tlačítko  , a následne na možnosť   Create a copy of order, pričom sa Vám automaticky zobrazí okno s kópiou pôvodnej objednávky, ktorú je možné dodatočne upraviť a dokončiť vygenerovanie objednávky kliknutím na tlačítko Speichern.

Zmena stavu objednávky

Celý proces spracúvania objednávok sa riadi za pomoci pevne určených stavov (v stĺpci Aktionen), do ktorých môžete objednávku prepnúť. Jednotlivé stavy a súčasne s nimi spojené akcie (emailová či SMS notifikácia) nastavujete po kliknutí vpravo hore na tlačítko  .

•   storniert - zrušené objednávky. Objednávky v danom stave sa primárne nezobrazujú v zozname objednávok, je ich tak možné zobraziť len za pomoci filtra, kde si nastavíte filtrovanie zrušených objednávok. Z daného stavu je možné objednávku kedykoľvek prepnúť do vyššieho stavu nicht bestätigt. Objednávku je možné zrušiť alebo prepnúť do nižšieho stavu len v prípade, ak na ňu nie je vytvorená žiadna faktúra, v opačnom prípade je nutné najprv danú faktúru zmazať v sekcii Eshop / Rechnungen. Zmenou stavu objednávky do stavu storniert sa automaticky vykonajú nasledovné akcie:
  • Produkty a ich počet, ktoré objednávka obsahuje, sa odpočíta zo štatistík nakúpených produktov. Dané odpočítanie zo štatistík sa nevykoná na objednávkach, ktoré sú staršie viac ako 1 rok.
  • Ak je aktívna skladová evidencia, produkty v objednávke sa opätovne naskladnia. Automatické naskladnenie sa nevykoná na objednávkach, ktoré sú staršie viac ako 1 rok.
  • Ak užívateľ získal na základe objednávky vernostné body, tie sa užívateľovi odpočítajú (ak ich už nevyužil). Automatické odpočítanie vernostných bodov sa nevykoná na objednávkach, ktoré sú staršie viac ako 1 rok.
  • Deaktivuje sa automatické generovanie zľavových kupónov pre daného užívateľa, ak pre danú objednávku nejaké aktívne generované zľavové kupóny vyhovujú.
•   nicht bestätigt - novo vytvorené, nepotvrdené objednávky. Na objednávku nie sú napárované žiadne produkty zo skladu. Z daného stavu je možné objednávku kedykoľvek prepnúť do vyššieho stavu bestätigt. Zmenou stavu objednávky do stavu nicht bestätigt sa automaticky vykonajú nasledovné akcie:
  • Ak máte aktívnu skladovú evidenciu, v závislosti na nastavení položky "Reservation of products in order", systém automaticky priradí k objednávke dostupné produkty.
  • Ak sa napárujú všetky produkty v objednávke, objednávka sa automaticky prepne do stavu komplett.
•   bestätigt - potvrdená objednávka, nekompletná. Na objednávku sú napárované všetky možné produkty, ktoré sú skladom, napriek tomu niektoré produkty nie sú skladom alebo je ich nedostatok a tak objednávka nie je kompletná. Pri neaktívnej skladovej evidencii je možné objednávku zo stavu bestätigt kedykoľvek prepnúť do vyššieho stavu komplett. Zmenou stavu objednávky do stavu bestätigt sa automaticky vykonajú nasledovné akcie:
  • Ak máte aktívnu skladovú evidenciu, v závislosti na nastavení položky "Reservation of products in order", systém automaticky priradí k objednávke dostupné produkty.
  • Pri aktívnej skladovej evidencii je nutné na objednávku napárovať požadované množstvo produktov, ktoré neboli napárované automaticky. Následne sa objednávka automaticky prepne do stavu komplett.
  • Pri neaktívnej skladovej evidencii je možné objednávku prepnúť do vyššieho stavu komplett bez napárovania počtu produktov, aj prostredníctvom výberového poľa v stĺpci Status. Daná akcia však nebude korešpondovať so stavom na sklade a produkty sa k objednávke pridelia tzv. natvrdo.
•   komplett - skompletizovaná objednávka pripravená na odoslanie. Všetky produkty sú v požadovanom množstve skladom, napárované na objednávku. Z daného stavu je možné objednávku kedykoľvek prepnúť do vyššieho stavu gesendet.
•   gesendet - vybavená a odoslaná objednávka. Zmenou stavu objednávky do stavu gesendet sa automaticky vykonajú nasledovné akcie:
  • Produkty a ich počet, ktoré objednávka obsahuje, sa pripočíta do štatistík nakúpených produktov.​​​​​​
  • Ak užívateľ získal na základe objednávky vernostné body, tie sa užívateľovi automaticky pripočítajú k účtu.
  • Aktivuje sa automatické generovanie zľavových kupónov pre daného užívateľa, ak pre danú objednávku nejaké aktívne generované zľavové kupóny vyhovujú.
  • Ak je súčasťou objednávky produkt s predplatným, dané predplatné sa aplikuje.

Automatická zmena stavu pri aktívnej skladovej evidencii

Pri aktívnej skladovej evidencie je proces niektorých stavov objednávky automatizovaný (rezervovanie kusov a kompletizácia objednávky). Skladovú evidenciu nastavujete v sekcii Einstellungen / Eshop v záložke Lager.

V prípade, že je objednávka v stave nicht bestätigt a prepnete objednávku do vyššieho stavu bestätigt, systém automaticky priradí k objednávke dostupné produkty, pričom ak sú dostupné všetky produkty objednávky v rovnakom momente automaticky prepne stav objednávky do stavu komplett. Upozorňujeme, že akcie stavov (SMS a emailová notifikácia) sa vykoná len pre nastavený stav, pričom v tomto prípade to bude pre stav komplett. Pre stav bestätigt sa nevykoná žiadna akcia (notifikácia), keďže vo vyššie uvedenom prípade sa jednalo len o dočasný prechodný stav.

Vyhľadávanie a filtrovanie

Pre zobrazovanie požadovaných objednávok podľa určitých kritérií alebo pre vyhľadávanie v objednávkach je možné použiť filter po kliknutí vpravo hore na tlačítko  .

Štatistiky

Podrobné štatistiky objednávok na základe nastavených filtrov je možné si zobraziť v sekcii Eshop / Bestellungen po aktivovaní filtra  Statistik. Ďalšie štatistiky nájdete aj v sekcii Statistik / Bestellungen.

Vytvorenie faktúry

Faktúru vytvoríte na konkrétnu objednávku v stĺpci Aktionen tlačítkom  . Faktúru pre objednávku je možné vytvoriť až v stave   komplett, prípade v poslednom stave   gesendet. Vytvorenú faktúru zobrazíte tlačítkom   alebo v sekcii Eshop / Rechnungen.

Vytvorenie opravnej faktúry (dobropis)

Dobropis celej faktúry

1. Prejdite do sekcie Eshop / Rechnungen kde vyhľadajte požadovanú faktúru.
2. V riadku požadovanej faktúry v stĺpci Aktionen kliknite na tlačítko  .
3. V otvorenom okne v záložke Grundangaben sa Vám automaticky nastaví číslo nasledujúceho dokladu, ktoré môžete zmeniť, prípadne môžete k dokladu do položky "Grund der Ausfertigung" zadať poznámku dôvodu vystavenia. V prípade, že máte aktívnu skladovú evidenciu, predvolene budete mať zaškrtnutú položku "Add items to stock" (viac info v nápovede položky) pre automatické naskladnenie dobropisovaných položiek.
4. V záložke Posten vyberte položky, ktoré chcete dobropisovať. Aktuálne je v systéme možné dobropisovať len všetky položky objednávky (viac info nižšie).
5. Nakoniec po kliknutí na tlačítko Erstellen sa dobropis vytvorí a zobrazí.
6. Zobrazený dobropis je možné vytlačiť kliknutím na tlačítko  .

Dobropis časti faktúry

V systéme je aktuálne možné vytvárať len dobropis na celý obsah objednávky (faktúry). Napriek tomu v prípade, že potrebujete vytvoriť dobropis len na časť objednávky systém vytvorí kópiu pôvodnej objednávky (v zrušenom stave) len s požadovanými položkami (produktami, množstvom, zľavami dopravou a platbou, ... ) zároveň sa na danú objednávku vytvorí neaktívna faktúra s pôvodným číslom a dobropis sa vytvorí práve na danú faktúru. Podrobný postup:

1. Prejdite do sekcie Eshop / Rechnungen kde vyhľadajte požadovanú faktúru.
2. V riadku požadovanej faktúry v stĺpci Aktionen kliknite na tlačítko  .
3. V otvorenom okne kliknite na tlačítko  .
4. V otvorenom okne nastavte produktom, ktoré nechcete dobropisovať nulové množstvo, prípadne upravte požadované položky.
5. V záložke Erweiterte Einstellungen môžete k dokladu do položky "Grund der Ausfertigung" zadať poznámku dôvodu vystavenia. V prípade, že máte aktívnu skladovú evidenciu, predvolene budete mať zaškrtnutú položku "Add items to stock" (viac info v nápovede položky) pre automatické naskladnenie dobropisovaných položiek.
6. Nakoniec po kliknutí na tlačítko Speichern sa dobropis vytvorí a zobrazí.
7. Zobrazený dobropis je možné vytlačiť kliknutím na tlačítko  .

Hromadný export expedície alebo informácií o objednávkach

Export vykonávate v sekcii Eshop / Bestellungen po vybraní požadovaných objednávok a kliknutí v paneli na tlačítko  , kde si zvolíte typ výstupu pre tlač (dokladov, expedície, jednoduchých štítkov) alebo export dátového súboru (CSV, XLSX) či súbor pre niektorú prepravnú službu. Vygenerovaný exportný súbor pre niektorú z prepravných služieb je následne možné importovať u konkrétneho prepravcu pre vytvorenie zvozu alebo podanie balíkov.

Pridanie informačných štítkov k objednávke

Po kliknutí na stĺpec Etikette pri požadovanej položke, objednávke je možné danej objednávke pridávať informačné štítky. Štítky si vytvárate a upravujete po kliknutí vpravo hore na tlačítko   (na základe nastavení je možné štítok zobraziť/nezobraziť užívateľovi).

Pridanie úhrady k objednávke

K objednávke môžete manuálne pridať informáciu o uhradení danej objednávky, kde zadáte sumu v akej výške bola objednávka uhradená. Po kliknutí na stĺpec Bezahlt pri požadovanej položke, objednávke je možné pre danú objednávku spravovať jej úhrady.

Sledovacie číslo zásielky

Môžete zákazníkovi poslať sledovacie číslo balíka, s ktorým bude môcť sledovať, kde sa aktuálne jeho zásielka nachádza. Zadávate v úprave   konkrétnej objednávky po kliknutí na tlačítko  

Informationen aus der Hilfe des Abschnitts "Sendungen"

Možnosť nastavenia sledovacích čísiel zásielok pre konkrétnu objednávku. K zaslanému tovaru môže byť priradené sledovacie číslo zásielky konkrétnej kuriérskej služby. Kuriérska služba, u ktorej bola zásielka podaná, vytvorí sledovacie číslo, ktoré ponúkne prehľad o pohybe zásielky (či je na sklade, expedovaná, na ceste a pod.). Sledovacie číslo zásielky aj s URL odkazom na sledovanie bude súčasťou emailu pri zmene stavu či notifikácie objednávky.

Zobrazenie sledovacieho čísla v notifikačnom emaile o zmene stavu objednávky:

Zobrazenie sledovacieho čísla na stránke objednávky:

Balenie objednávok

Pre jednoduché a rýchle balenie bez chýb je možné v sekcii Eshop / Bestellungen aktivovať filter  Packaging of the order. Ak filter nie je dostupný, je možné si ho pridať kliknutím na tlačítko   v panely filtra a následne na možnosť  Manage filters, pričom v otvorenom okne v záložke System filters si filter  Packaging of the order aktivujete. Podrobné informácie sú popísané práve v okne balenia objednávky.

Zmena údajov na doklade objednávky